Pourquoi est-il temps pour votre service juridique d’abandonner le papier ?

publié sur Technologie Cloud
Votre service juridique continue-t-il d’imprimer et d’archiver chaque contrat ? Demandez-vous des impressions des propositions de contrat pour validation ?

Si c’est le cas, il est grand temps que votre service juridique opte pour la dématérialisation !

La technologie cloud et la nécessité de renforcer la sécurité incitent de nombreux services juridiques à donner la priorité aux processus dématérialisés. Et ce n’est pas uniquement dans un souci de respect de l’environnement !

Au niveau le plus élémentaire, les systèmes dématérialisés permettent aux services juridiques de créer, d’enregistrer et de partager des documents électroniques, ce qui leur fait gagner en efficacité à bien des égards. Ce n’est pas le seul avantage que les services juridiques peuvent observer depuis l’abandon du papier. En effet, les tableaux de bord intelligents de données juridiques aident les équipes juridiques à renforcer leur sécurité, à améliorer la collaboration entre services, à instaurer une gouvernance des données, à réduire le risque et à délivrer des conseils plus stratégiques.

La réalité est que vous ne pouvez tout simplement pas vous passer d’une solution de stockage de documents en ligne. Voici pourquoi…

Comment l’utilisation du papier expose votre entreprise à des risques

La bonne gestion des informations juridiques est une des clés de la réussite des entreprises.

Voici les principaux risques auxquels vous exposez votre entreprise lorsque vous n’optez pas pour la dématérialisation de vos documents :

1. Perte de données en cas de sinistre

Le cauchemar pour une entreprise est de se rendre compte que ses données ont été détruites suite à une catastrophe naturelle ou une erreur humaine. Imaginez les conséquences si toutes vos archives papier partaient en fumée dans un incendie ! Dans de nombreux cas, les entreprises sont tenues de conserver des archives physiques, mais pour pouvoir protéger les données de la manipulation physique ou de conditions défavorables, il est crucial de conserver des fichiers électroniques. Contrairement aux documents papier, pour lesquels il faut conserver des doubles, les fichiers numériques se retrouvent facilement.

2. Perte de temps et d’argent

Les archives papier prennent de la place et supposent des frais de location de locaux pour stocker les documents (sur site et hors site), et le recrutement de personnel dédié pour gérer les archives. Extraire l’information des archives prend également du temps également si bien que, tant que vous êtes occupé à faire le tri parmi vos armoires de classement, vous devez reléguer à plus tard d’autres tâches importantes. Ces pertes de temps créent des goulets d’étranglement dans les processus métier pouvant ralentir l’avancée des projets ou provoquer d’autres conséquences coûteuses.

À l’inverse, les fichiers numériques sont stockés dans le cloud (sans encombrer les locaux ou l’infrastructure IT) et peuvent être récupérés en aussi peu de temps qu’il n’en faut pour faire une recherche sur un moteur de recherche comme Google !

3. Collaboration inefficace

La plupart des processus impliquent la collaboration de plusieurs services et la création de multiples documents à chaque étape. Sans système de stockage électronique, vous perdez du temps à interroger vos collègues sur des détails ou à essayer de retrouver les documents originaux, au point que le service juridique peut donner l’impression de freiner l’activité.

Au contraire, quand l’ensemble des informations sont à portée de main, les processus métier sont fluides et vous pouvez autoriser des collègues à avoir accès à des documents juridiques et des modèles de contrats pour standardiser leur travail.

4. Processus décisionnel inefficace

Lorsque des données juridiques clés sont archivées dans des armoires, il est impossible de se faire une idée des enjeux légaux qu’elles recèlent. Ceci compromet votre gestion proactive des risques, votre capacité à identifier des opportunités commerciales, voire met en péril la conformité de l’entreprise. À l’inverse, quand tous vos documents juridiques sont faciles à localiser, vous êtes davantage en mesure de respecter les échéances, de tenir vos obligations, d’observer les préavis, etc.

Et en l’absence d’une approche dématérialisée pour l’organisation de vos documents juridiques, vous ne pouvez jamais être sûr à 100 % que vous avez accès à la version la plus juste et à jour des informations. Si vous fondez vos décisions sur des données erronées ou incomplètes, vous vous exposez à des conséquences Pouvant aller de simples pénalités financières (en cas d’audit) à la dégradation de la réputation de votre entreprise ou la perte de parts de marché, de licences d’exploitation ou de chiffre d’affaires.

  5. Défaut de protection des données sensibles  

Le contexte ambiant marqué par les cyberattaques, les ransomwares et le vol de données, la sécurité demeure une préoccupation majeure. Vous pensez peut-être que vos archives papier sont en sécurité, mais des études montrent que la plus grande menace pour la cybersécurité des entreprises réside dans les fuites ou violations internes. C’est d’autant plus vrai quand les contrats sont laissés à la vue de tous, sur les bureaux, dans les photocopieuses ou dans des armoires d’archivage non verrouillées.

Le stockage électronique de documents peut vous donner accès à de puissants outils de maîtrise des risques liés aux menaces internes. Le recours à des mots de passe complexes, la gestion des droits d’accès des utilisateurs et le chiffrement des données sensibles sont quelques-unes des bonnes pratiques permettant de contrôler l’accès aux documents. De plus, le recours aux signatures électroniques et à l’horodatage aide à réduire nettement les risques d’accès non autorisés et de perte d’intégrité des données associés aux processus d’impression, de signature et de numérisation.

La dématérialisation : vers une approche plus stratégique

L’un des principaux avantages de la dématérialisation est le gain d’efficacité mais aussi la possibilité d’assumer un rôle plus stratégique.

En adoptant une approche dématérialisée pour l’organisation de vos documents juridiques au sein d’une base de données unique, vous serez en mesure de compiler, présenter et partager des rapports justes et précis avec à votre Direction Générale ou d’éventuels investisseurs ou acheteurs en cas de procédure de due diligence ou d’audit. En plus d’organiser vos documents, les solutions de stockage basées dans le cloud, comme Legisway, vous font profiter d’outils intelligents tels que des tâches, des workflows et des alertes qui vous aident à instaurer une bonne gouvernance des données et à garder le contrôle des risques juridiques. Vous pouvez, par exemple, programmer des alertes pour certains aspects liés à la conformité et déclencher automatiquement des tâches pour résoudre les problèmes.

Autrement dit, quand vos données sont stockées dans un une solution de stockage intelligente, vous pouvez assumer un rôle stratégique plus proactif, en faveur de la compétitivité et de la réussite de votre entreprise !

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