Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse

Prozesse optimieren und effizienter arbeiten

Angesicht einer steigenden Arbeitsbelastung und des Kostendrucks in vielen Unternehmen stehen Rechtsabteilungen vor der Herausforderung, effizienter arbeiten zu müssen. Dies gelingt am besten, wenn die Arbeitsabläufe an den Bedürfnissen der Mandanten ausgerichtet und Prozesse Schritt für Schritt definiert und aufeinander abgestimmt sind.

Bei der Optimierung der Prozesse in einer Rechtsabteilung muss zwei Ansprüchen gleichzeitig entsprochen werden: Auf der einen Seite steht der fachlich-professionellen Anspruch, die Abteilung juristisch auf hohem Niveau zu führen. Auf der anderen Seite die Notwendigkeit, effizient und ressourcenschonend zu arbeiten. Wer beides ein Einklang bringen muss, für den ist es wichtig, dass jeder Prozessschritt bedacht und auf die folgenden abgestimmt ist.

Wo beginnen mit der Prozessoptimierung? Analysieren Sie Prozesse und Potentiale

Ermitteln Sie, welche Daten und Auswertungen Sie zusätzlich zu Ihren Rechtsdokumenten benötigen, etwa die begleitende E-Mail-Kommunikation, Gesprächsprotokolle oder regelmäßige Reports. Fokussieren Sie sich auf die größten Rechtsrisiken und bekannte Informationsdefizite in Ihrem Unternehmen. Was sind die dringendsten Baustellen in Ihrem Unternehmen? Sind es nicht mehr auffindbare Verträge, NDA, Mitarbeiter-Datenschutzerklärungen, Wettbewerbsvereinbarungen? Oder sind es laufende Verfahren, Unterlassungserklärungen aufgrund von Abmahnungen oder Markenrechte? Funktionieren die standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bzw. die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z.B. Kanzleien)? Oder geht es um andere Themen wie Mobilität, Reporting oder/und Risikomanagement? Setzen Sie kurz-, mittel- und langfristige Schwerpunkte.

Ordnung schaffen: Alle Akten zentral und übersichtlich gespeichert

Wenn Sie diese wichtige Vorarbeit erledigt und sich für eine passende Software entschieden haben, beginnen Sie, von der neuen Ordnung zu profitieren. Die zentrale Speicherung Ihrer Akten sorgt für Transparenz und ermöglicht es Ihnen, jederzeit die Kontrolle über Ihre Projekte zu behalten. Alle Akten sind übersichtlich angelegt, thematisch geordnet und zuverlässig terminiert. Diese Struktur bildet die Grundlage dafür, Ihre Arbeitsprozesse zu standardisieren und zu optimieren.

Routinetätigkeiten automatisieren: Installieren Sie automatisierte Workflows

So kann ein typischer Vertragsgenehmigungsprozess vollautomatisiert erfolgen: von der Bereitstellung des Vertragsentwurfs sowie aller Anhänge und Entscheidungsgrundlagen über die juristische Freigabe seitens der Rechtsabteilung bis hin zur Genehmigung des Geschäfts seitens der Business-Verantwortlichen und schließlich der Ausfertigung des Vertrags sowie nachfolgenden Fristenüberwachung. Die Verantwortlichen werden automatisiert per E-Mail über Ihre To-dos informiert und ggf. auch nochmals erinnert. Wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich so elegant automatisieren. Einmal eingerichtet, erledigen Sie Routinetätigkeiten einfach und zeitsparend per Mausklick.

Intuitiver arbeiten: Einfaches Handling und Volltextsuche

Das einfache und intuitive Handling unserer Lösungen sorgt dafür, dass Sie produktiver arbeiten. Spezialisierte, detaillierte Funktionen und Arbeitsprozesse, die sich bestens in Ihre bestehenden Systeme und Abläufe einfügen lassen, helfen Ihnen dabei. Außerdem verfügen unsere Lösungen über eine leistungsfähige Volltextsuche. So benötigen Sie weniger Zeit für die Recherche wichtiger Informationen. Der Zugang zu allen relevanten Informationen wird beschleunigt und vereinfacht.

Teilen Sie Ihren Erfolg!

Teilen Sie bereits erreichte (Teil-) Erfolge mit Ihren Kollegen und der Geschäftsführung, um eine hohe Motivation der Beteiligten nachhaltig zu fördern. Konnten Sie Informationsdefizite und somit Rechtsrisiken minimieren? Hilft die softwareunterstützte Erinnerung an Fristen und offene Aufgaben den Beteiligten? Konnte die Kommunikation per E-Mail und Telefon minimiert werden? Helfen Ihnen die Reporting-Tools bei der Berichterstattung zur Geschäftsführung? Was sagt Ihr Compliance-Verantwortlicher zur gesteigerten Transparenz bezüglich kritischer Prozesse und Verantwortlichkeiten? Konnten Sie eine Due Diligence oder Betriebsprüfung schneller und einfacher als in der Vergangenheit durchführen? Stellen Sie die Situation vor und nach der Prozessoptimierung anschaulich dar.

Mit legisway bieten wir Ihnen eine smarte, individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassbare Informations- und Vertragsmanagement Plattform zur Digitalisierung Ihrer Rechtsabteilung und Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse.

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