Was versteht man unter Legal Operations?

Wenn Sie in einer Rechtsabteilung arbeiten, haben Sie vermutlich bereits mit Legal Operations zu tun – auch wenn Sie den Begriff als solchen noch nie gehört haben. In diesem Artikel präsentieren wir die Begriffsdefinition, Kernkompetenzen und bewährte Implementierungsstrategien. Dabei beantworten wir auch die Frage, welche Rolle Software spielt, und wagen einen Ausblick auf die Zukunft.

Was ist Legal Operations?

Um diese Frage beantworten zu können, ist es wichtig, die beiden Aufgabenbereiche zu unterscheiden, auf die sich die Arbeit der Unternehmensjurist:innen konzentriert. Im ersten Aufgabenbereich der Rechtsabteilung fallen alle „klassischen“ juristischen Tätigkeiten, wie die Rechtsberatung der Geschäftsführung und der anderen Fachabteilungen, die Regelung von Rechtsstreitigkeiten und/oder die Vertragsprüfung. In den zweiten Bereich fallen z.B. die strategische Planung der zu erledigenden Aufgaben, des Ressourcen- und Technologiemanagements sowie die Ausrichtung an den Unternehmenszielen – also Legal Operations (oder kurz Legal Ops).

Hauptzweck der Einführung professioneller Legal Operations Strukturen ist es, die operationellen Barrieren aus dem Weg zu räumen, die Unternehmensjurist:innen daran hindern, ihre strategische Arbeit besser wahrzunehmen. Von der Wahl der richtigen Software für die Rechtsabteilung bis hin zur Einführung standardisierter Prozesse, damit Kolleg:innen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen – Legal Operations ist im Grunde die „rechte Hand“ der Unternehmensjurist:innen, die ihnen wieder mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben mit echtem Mehrwert für das Unternehmen gibt.

Die Kernkompetenzen von Legal Operations

Das US-amerikanische Netzwerk „Corporate Legal Operations Consortium“ (CLOC) hat ein Schema entwickelt, das ein besseres Verständnis der 12 Kernkompetenzen von Legal Operations vermittelt, die jede Rechtsabteilung erlangen muss, um ihre rechtliche Funktion „diszipliniert, effizient und effektiv“ erfüllen zu können.

Mithilfe dieses Schemas sind Unternehmensjurist:innen in der Lage, den Reifegrad ihrer Rechtsabteilung mit anderen in der Branche zu vergleichen und genau die Kompetenzen zu verbessern, die sie ausbauen müssen, um systematisch wachsen zu können.

Einen hohen Reifegrad erlangt man nur, wenn man neuen Innovationen und Technologien offen gegenüber steht. Allerdings gibt es keine technologische Universallösung, die zu jeder Rechtsabteilung passt. Stattdessen sollte sich z. B. eine All-in-One Software modular an die Größe Ihrer Rechtsabteilung, der Anzahl der Mitarbeiter:innen, dem Budget und den Prioritäten Ihres Unternehmens anpassen.

Was ist ein Legal Operations Manager?

Um diese „Produktivitätsrevolution“ in ihren Unternehmen erfolgreich umzusetzen, beschäftigen viele Rechtsabteilungen eigene Legal Operations Manager:innen (oder kurz Legal Ops Manager:innen). Diese Mitarbeiter:innen sorgen dafür, dass die Rechtsabteilung so strukturiert ist und so arbeitet, wie der General Counsel es vorgibt.

Die Funktion von Legal Operations Manager:innen kann verschiedene Formen annehmen, je nach Größe, Reife und Budget der Rechtsabteilung. Großkonzerne beschäftigen mitunter sogar einen Legal Operations Director (oder kurz Legal Ops Director), der die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs sicherstellt. In mittelständischen Unternehmen sind hiermit eher Leiter:innen der Rechtsabteilung beschäftigt, die sich auf den täglichen Verwaltungsaufwand ihrer Unternehmensjurist:innen konzentrieren und deren Produktivität verantworten.

Aber ganz gleich wie diese Funktion genau ausgestaltet ist, Legal Operations Manager:innen haben meist einen juristischen Hintergrund, jedoch sind auch Fähigkeiten wie Projektmanagement, Datenanalyse und Kommunikation sowie Know-how im Betriebs-, Finanz- und Technologiemanagement mindestens genauso wichtig. Sie benötigen ein tiefgreifendes Verständnis des Kerngeschäfts und müssen es verstehen, die Bedürfnisse des Unternehmens auf die Arbeitsweisen der Rechtsabteilung zu übertragen. Dank dieser Fähigkeiten helfen sie den Unternehmensjurist:innen dabei, ihre Verantwortung wahrzunehmen, um das Unternehmen zu schützen und weiterzuentwickeln.

Best Practices für die Implementierung von Legal Operations

Damit Rechtsabteilungen die verfügbaren Softwareoptionen besser verstehen können, haben wir einen Leitfaden zum Leitfaden zum Aufbau von Legal Operations entwickelt, die sowohl den Reifegrad als auch den Fokus berücksichtigt – ganz im Einklang mit den vorgestellten CLOC-Kernkompetenzen.

Die Zukunft von Legal Operations

Auf dem Weg hin zu einem noch wirtschaftlicheren Unternehmensbereich werden Rechtsabteilungen auch zukünftig nicht an Legal Operations vorbeikommen. Ganz im Gegenteil, die Zukunft verspricht faszinierende technologische Entwicklungen. Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) könnte die Analyse komplexer rechtlicher Fragestellungen optimieren und präzisere Handlungsempfehlungen ermöglichen. Ebenso ist zu erwarten, dass der zunehmende Einsatz von Legal Tech-Anwendungen die tägliche Arbeit von Unternehmensjurist:innen noch effizienter und effektiver gestaltet.

Eins lässt sich daher mit Sicherheit festhalten: Legal Operations ist alles andere als ein vorübergehender Trend – es wird eine spannende Fusion von modernster Technologie und bewährten juristischen Praktiken schaffen.