Vzhledem k tomu, že podnikání je čím dál tím více mezinárodní a v rámci různých jurisdikcí, je nezbytné mít jasný přehled o struktuře společnosti.S tím související složitost a náročnost může vést k problémům při správě firemní struktury a korporátních dokumentů i pro ta nejorganizovanější právní oddělení. Řada právních oddělení má ale svůj rozpočet omezený, proto je nutné zajistit soulad jinou, efektivnější cestou než každoročním nárůstem výdajů. Připravili jsme 4 tipy pro právní oddělení firem, které jim mohou pomoci efektivněji zajistit komplexní správu agendy v souladu s předpisy a zároveň zmírnili rizika pochybení.
1. Udržujte své právní dokumenty snadno dostupné
Předpokládejme, že chcete znát ředitele, kteří byli jmenováni mezi 12. zářím 2003 a 9. květnem 2009 včetně termínů ukončení výkonu funkce. Hledání zásadních informací v hromadě dokumentů roztroušených v různých systémech nebo roztroušených v e-mailech může být únavné a časově náročné. Ať už se jedná o dokumenty o založení společnosti, stanovy, podílové listy, převody akcií nebo jmenovací smlouvy ředitelů, je důležité je uchovávat a sdílet je na jedné zabezpečené platformě. Transparentní zobrazení vám pomůže rychle vyhledat požadované informace a díky tomu ušetříte čas na činnosti s vysokou přidanou hodnotou místo administrativy.
2. Vizualizujte svá data
Konsolidace všech vašich firemních informací (historických a současných) do jediného systému vám umožní rychle je prohledávat a třídit podle entit, partnerů, společností nebo osob. Snadno si vygenerujete reporty na míru, zobrazíte organizační struktury nebo přehledy vlastnictví. Příprava na případný audit je tak výrazně časově kratší. Můžete také zobrazovat klíčové firemní informace pro každou pobočku, ředitele společnosti a akcionáře s možností sledování změn v čase. Vizualizace dat pomáhá také zlepšit rozhodování a zmírnit případná rizika.
